You are here

Tweetalige Administratieve assistent / Directiesecretaris (m/v)

Naam bedrijf: 
Leefmilieu Brussel

De afdeling Energie, Lucht, Klimaat en Duurzame gebouwen is de referentieafdeling voor de strijd tegen de klimaatveranderingen, de verbetering van de luchtkwaliteit, energiebesparingen, de ontwikkeling van hernieuwbare energiebronnen, de transitie van de bouwsector en de duurzame renovatie van gebouwen.
Het departement « Ondersteuning transversale projecten en ondersteuning afdeling » staat in voor de administratieve organisatie van de afdeling, de ondersteuning van het beheer van de human resources en de juridische coördinatie. Het wil ook tools ontwikkelen om de transversale werking in de afdeling en in Leefmilieu Brussel te stimuleren.

Functie

Je bent de administratieve assistent(e) van het afdelingshoofd, het departementshoofd en de raadgeefster/raadgever. Je staat in voor de coördinatie en follow-up van het secretariaatsteam alsook voor de ondersteuning van bepaalde transversale dossiers van de afdeling en Leefmilieu Brussel.

Taken

 In alle vertrouwelijkheid, herlees, compileer en draag je de notities en adviezen over die zijn genomen bij de beslissende vergaderingen (Directieraad en bepaalde vergaderingen van de afdeling.)
 Je zorgt voor een proactieve opvolging van de " to do’s" die voortvloeien uit de beslissingen die zijn genomen bij die vergaderingen met het afdelingshoofd en andere verantwoordelijken.
 Je beheert de agenda en de mailbox en organiseert de verplaatsingen van het afdelingshoofd en andere verantwoordelijken.
 In samenwerking met het departementshoofd coördineer je de taken en opdrachten van je collega’s.
 Je coördineert en voert de projecten uit met betrekking tot transversale dossiers alsook de bundeling van expertises uit het administratief team.
 Op basis van jouw vaststellingen en de taken die je uitvoert, stel je indien nodig tools en procedures voor om het administratieve beheer te optimaliseren ( de klassementproceduren, het dematerialiseren van de briefwisseling en het beheer van de database, ...)
 Je informeert de medewerkers over de interne organisatorische procedures van de afdeling.
 Je biedt organisatorische en administratieve ondersteuning voor de personeelsdossiers alsook bij interne evenementen georganiseerd door de afdeling.
 Je rapporteert op regelmatige basis aan de hiërarchische lijn.
 Je staat in voor het beheer van het informaticanetwerk van de afdeling (toegang, inachtname van de naamgevingsconventie, informatie aan de medewerkers, enz.).
 Je beheert de archieven en de virtuele bibliotheek.
 Je neemt deel aan het onthaal van nieuwkomers.

Profiel

Diploma* : Bachelor (Secretariaat, Office management, Communicatie, …)

* Kandidaten met een buitenlands diploma mogen aan de selectie deelnemen op voorwaarde dat ze voor hun diploma een gelijkwaardigheidserkenning van de Vlaamse of de Franse gemeenschap hebben ontvangen.

Vereiste ervaring :
 Je getuigt van een geslaagde ervaring van minstens 1 jaar op het vlak van directiesecretariaat.
 Ervaring op het vlak van teammanagement is een troef.

Technische competenties
 Je hebt een zeer goede informaticakennis: Office, Outlook, OneNote, …
 Je hebt een grondige kennis van het Nederlands en het Frans: je drukt je, zowel schriftelijk als mondeling, op duidelijke en begrijpelijke wijze uit.
 Je beschikt over uitstekende redactionele vaardigheden.
 Je kent de opdrachten en waarden van Leefmilieu Brussel.

Gedragscompetenties
 Je analyseert gegevens gericht en beoordeelt informatie kritisch.
 Je neemt beslissingen op basis van (on)volledige informatie en onderneemt doelgericht acties om de beslissingen uit te voeren.
 Je drukt je zowel mondeling als schriftelijk op een duidelijke en begrijpelijke manier uit en rapporteert gegevens correct.
 Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
 Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
 Je handelt integer in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, je respecteert de vertrouwelijkheid, je komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.
 Je zet je ten volle in voor het werk door steeds het beste van jezelf te geven, hoge kwaliteit na te streven en door te zetten, ook bij hindernissen.
 Je toont respect voor anderen, hun ideeën en meningen, je aanvaardt procedures en instructies.

Wij bieden

 Een contract van onbepaalde duur
 Een voltijdse betrekking
 Werk in een gemotiveerd team in een eco-dynamische administratie
 Een salaris in overeenstemming met de loonschalen in de openbare sector (eindejaarspremie + vakantiepremie)
 Naast de diensten gepresteerd in de publieke sector, is er een erkenning van maximum 6 jaar mogelijk voor diensten gepresteerd in de private sector of als zelfstandige
 Maaltijdcheques (7 €)
 Mogelijkheid tot tweetaligheidpremie (via Selor examen)
 Een permanente vorming
 Een flexibele uurregeling
 Een hospitalisatieverzekering
 Een MIVB- abonnement
 Een tussenkomst in het abonnement bij NMBS, De Lijn, TEC
 Een fietspremie of mogelijkheid tot het bekomen van een bedrijfsfiets
 35 dagen verlof per jaar
 Kinderopvang tijdens de maanden juli/augustus

Geïnteresseerd?
Stuur uw CV en motivatiebrief, uiterlijk tegen 03/09/2017, met vermelding van het referentienummer 2016-B1 naar:

Leefmilieu Brussel – BIM, Dienst Selectie
Havenlaan 86c/3000 te 1000 Brussel

E-mail: human.resources@leefmilieu.brussels www.leefmilieu.brussels

Leefmilieu Brussel garandeert een objectieve selectieprocedure, op basis van de vereiste competenties. “Omdat diversiteit in onze natuur zit…

BijlageGrootte
PDF icon 2016-B1NL.pdf150.34 KB
Soort betrekking: 
Departementen Erasmushogeschool Brussel: